A pesar de los avances tecnológicos en los métodos de pago, al ser pagos flexibles siempre existirá riesgo de uso indebido, fraude e incluso robo. Lamentablemente en las tarjetas de combustible no son una excepción, pero existen algunas prácticas para reducir los riesgos, en este artículo te diremos como detectar fraudes con tarjetas de combustible y como evitarlos.
¿Qué es un fraude de tarjetas de combustible?
Se denomina fraude de tarjetas de combustible, a aquellas prácticas en las que se hace uso incorrecto de las tarjetas realizando compras con fines ajenos a la empresa. Esta forma de fraude usualmente es intencional, lo que trae como consecuencia costos altos para la empresa.
Se ha encontrado un mal uso de las tarjetas tanto de los operadores como de terceros, ya sea familiares, amigos o conocidos. Puede que no lo hagan con mal intención, pero para eso es importante comunicar a los empleados y que entiendan y acepten las políticas de uso de la tarjeta.
Tipos de fraude de tarjetas
A continuación te describiremos algunos de los principales que hemos identificado.
- Tarjeta robada: Cuando por algún motivo la tarjeta es robada y es usada de forma ilegal por un tercero.
- Deslizamiento: consiste en que un empleado usa la tarjeta de combustible para comprar artículos no relacionados con el combustible ni con las labores de la empresa, por ejemplo artículos para uso personal, comida y bebidas etc.
- Skimming: consiste en el robo de información principalmente a tarjetas de crédito o débito, pero también puede llegar a afectar a las tarjetas de combustible. Sucede cuando una tercera persona altera el lector de tarjetas de una bomba con un dispositivo que obtiene información de tarjeta de crédito y NIP.
- Fraude interno: un empleado utiliza una tarjeta de combustible de la empresa para comprar combustible para un vehículo ajeno a la empresa.
Visita nuestro artículo Cómo detectar fraudes de combustible y cómo evitarlos
¿Cómo identificar el fraude de tarjetas de combustible?
Las tarjetas de combustible más seguras como la de PowerGAS, tienen el objetivo de ofrecer soluciones que minimicen el riesgo de fraude.
Las tarjetas de combustible con chip son una gran herramienta para controlar el gasto de combustible e identificar el fraude, ya que cuentan con un NIP confidencial que se asigna al personal, y solamente ese empleado puede realizar consumos de combustible. Además del NIP personalizado, se pueden asignar políticas personalizadas como el kilometraje, que solo esa tarjeta cargue combustible a cierto vehículo con placas específicas, por número económico, días específicos de carga, horas específicas de carga, por tipo de combustible, e incluso que estaciones de servicio están permitidas para cargar.
Estas restricciones evitan el mal uso de la tarjeta para consumos no permitidos, por lo que de acuerdo a las políticas establecidas y los reportes de consumo, fácilmente se dará cuenta si existe alguna mala práctica tanto de los administradores de la plataforma como del personal responsable de la tarjeta de combustible.
En caso de robo o extravío de la tarjeta, el operador tiene que reportar el caso e inmediatamente se hace la desactivación de la tarjeta.
¿Cómo evitar estos tipos de fraude?
La principal acción para evitar el fraude, es creando una relación de confianza con los empleados, dándole las herramientas necesarias para sus labores, brindando capacitaciones y transmitiendoles los valores de la empresa y las reglas y políticas.
La comunicación es clave para que los conductores entiendan los objetivos de la empresa y eviten cometer fraude con sus tarjetas de combustible.
Como se mencionó anteriormente, las políticas de carga de las tarjetas tienen que ser informadas con anticipación a los empleados. Si realizas restricciones sin previo aviso, puede que los conductores lleguen a frustrarse si es que se encuentran en medio de un viaje de negocios.
Otra de las acciones para evitar el fraude de tarjetas de combustible es haciendo uso de tarjetas seguras, Tags RFID, y contratar un sistema de GPS con el que se puede recibir alertas ante eventos que mermen la utilidad de la empresa, como excesos de velocidad, desvíos de ruta, extracción de combustible, e incluso poder reducir accidentes, ya que se puede notificar al conductor en tiempo real sobre sus hábitos de manejo.
Recuerda que si la empresa hará uso de GPS para los vehículos se tiene que notificar al conductor, explicandoles el motivo de su uso. Este tipo de comunicación con los empleados les genera un sentido de propiedad y responsabilidad.
Como consejos finales para evitar el fraude, pueden establecer reglamentos de seguridad en la empresa, por ejemplo, “queda estrictamente prohibido compartir el NIP de la tarjeta de combustible”, “en caso de robo o extravío de las tarjetas, reporta inmediatamente” “asegurate de mantener tu tarjeta en un lugar seguro” entre otras.
PowerGAS ofrece métodos de pago seguros así como una plataforma multidispositivo para agilizar tus procesos administrativos.
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